Gmailの送信メールを自動転送して、外部メールアカウントの送信フォルダと同期する

Gmail以外の外部メールアドレスをGmailに連携して使用するととても便利だ。

Gmailに集約しておけば、すべてのメールをモバイルや自宅PCなどで簡単に確認することができる。

そして何よりもGmailの検索機能が優秀すぎて、もう普通のメーラーに戻ることができない。

外部メールアドレスの受信

外部メールアドレス側でGmail宛の転送設定をすれば、Gmailでメールを読むことができる。

特にGmail側で設定しなければならないことは無いのだが、フィルタ機能をつかって、メールアドレスごとに違うラベルを貼り付ける程度のことはしておいた方が便利だろう。

なお、Gmailに外部メールアドレスのPOPやIMAPを設定し、Gmail側からプルすることも可能だ。

しかしGmailがプルするタイミングの問題でメールの到着が遅くなることがあるので、僕は外部メールアカウント側で転送設定し、Gmailへプッシュすることにしている。

送信については、設定の「アカウントとインポート」で「他のメールアドレスを追加」することにより、Gmailから外部メールアドレスを差出人としたメールを送信できる。

Gmailのメール作成時のデフォルトアドレスに、追加した外部メールアドレスを指定することができる。

返信メール作成時には、受信したアドレスが自動的に送信元に設定されるモードを選ぶことができる。

とても便利に使えるのだが、問題となるのが送信メールの同期だ。

Gmailで送信をした場合、送信メールはGmailの「送信済み」に保存される。

Gmailは、指定されたアカウントのメール送信サーバーを経由する形でメールを送信する。しかし、メールはサーバーを経由するだけで、そのサーバーに保存されることはない。

そのため、Outlookなどのメールクライアントも併用している場合では、メールクライアントでGmailから送信したメールを見ることができない。

これを回避するには、Gmailで送信をする際に、外部メールアドレス宛のBCCを設定するという手段がある。

こうすることで、Gmailの送信メールをメールクライアント側では受信メールとして受け取ることができるようになる。

送信メールが受信トレイにあることが嫌な場合は、メールクライアントにフォルダ振り分けルールを設定して送信済みフォルダに自動で振り分けてしまえば良い。

しかし、毎回BCCを設定するのはかなり面倒だし、ついつい忘れてしまったりする。

そこで、フィルタを活用し送信メールを自動的に転送する設定にしてしまうと便利だ。

実はフィルタによる振り分けは、受信メールだけでなく送信メールに対しても適用することができ、ラベルを貼ったり転送をしたりすることができる。

ただし、転送トリガーは送受信時のみなので、過去の送信メールについてさかのぼって適用することはできない。

設定の「メール転送と POP/IMAP」を開き、「転送先アドレスを追加」ボタンを押下する。

メールアドレスを入力してしばらくすると、転送先に指定したメールアドレスに確認メールが届くので、リンクをクリックするか確認コードを設定画面で入力して認証を行う。

また、オプションは「転送を無効にする」を選択しておく。この設定にしておかないと、先程認証したメールアドレスにGmailで受信したメールの全てが転送されてしまうことになる。

送信メールのみを転送する設定は個別にフィルタで行うことができるので、ここでは必ず無効にしておく。

これで転送設定は完了だ。

全てのアカウントの送信メールを一つの外部メールアドレスに転送し、メールクライアントで受け取るのなら、フィルタの検索条件を from:me とすれば良い。

me は、Gmailの検索時に利用できる値で、Gmailに登録されている全ての自分のアカウントを指す。

このようにすることで、送信元が自分となっているメールのすべてを送信時に指定したメールアドレスへ転送することができる。

メールアドレスごとに、from:メール@アドレスというフィルタの検索条件を設定し、転送先のメールアドレスを設定することで、送信したメールアドレスを指定したメールアドレスへ転送することができる。

複数のメールサーバーなどで転送設定をした場合、転送がピンポンのように延々とされ続けるリスクがある。

僕は、実際にこの設定で長い期間利用しているが、最近の商用メールサーバーやGmailは同一Message-IDのメールを受け取った場合に無視してくれる設定になっているようで、ループメールのアラートは出たことはない。

関連があるのかどうかは不明だが、僕の外部アカウントは全て「アカウントとインポート」の登録の際に「エイリアスとして扱います」のチェックを外している。

利用中のメールサーバーの仕様や相性も有るとは思うので、もし、ループメールが発生したりアラートが恒常的に出るようであれば、そのメールサーバーやネットワーク全体に対しとても迷惑な行為をしていることになるから、転送設定を解除することを強くおすすめする。